「先月の領収書、もう一度送ってもらえます？」
「今日のイベントの領収書ください」
こういうリクエスト、ビジネスをしていると毎月のように飛んできますよね。
そのたびに過去の決済履歴を探し直して、別ツールで領収書を作って、メールに添付して……
と手作業を繰り返していると、1件あたり10〜15分はあっという間に消えていきます。
それが、UTAGEなら画面の場所さえ覚えてしまえば、ほとんどのケースが数クリックで完結するようになります。
難しい操作はなく、初めての方でもあっという間に対応できるようになりますので、安心して読み進めてくださいね。
今日は、よくある領収書の例外リクエスト4パターンに対して、UTAGEのどこをどう操作すれば対応できるかを、画面の場所別にお伝えします。
Contents
STEP1：「もう一度送ってほしい」と言われたら、売上一覧から再発行する
いちばん多いのが、過去の購入分の領収書を再送するリクエストです。
お客様が経理処理で改めて必要になったり、メールを誤って削除してしまったり
理由はさまざまですが、対応自体はとても簡単です。
売上一覧から領収書URLを発行する手順
操作は3ステップだけです。
1.管理画面メニューから 【ファネル】＞【売上】＞【売上一覧】を開く
2.該当する売上の右側にある 【︙】メニューをクリックして、「領収書」を選ぶ
3.別タブで領収書が表示されるので、そのURLをコピーしてお客様にお送りする
これだけで完了です。「30秒で送ります」と返信できる速さなので、お客様にも「対応がスムーズですね」と喜んでいただけます。
該当のお客様をすばやく見つけるコツ
売上一覧には絞り込み検索がついています。
お客様のお名前やメールアドレス、購入日などで絞り込めば、件数が多くてもすぐに対象を見つけられます。
毎回スクロールで探すよりも、検索を最初に使う癖をつけておくと、ぐっと作業が早くなりますよ。
STEP2：「宛名を法人名に変えてほしい」と言われたときの対応
次に多いのが、宛名・事業者名を個別に変更してほしいというリクエストです。法人名義での発行希望や、特定プロジェクト用の屋号で出してほしいといったケースですね。
宛名と事業者名を変更する手順
このときに使うのが、【領収書・請求書設定】です。
1.【ファネル】＞【売上】＞【売上一覧】で該当の売上を見つける
2.【︙】メニュー＞【領収書・請求書設定】を選ぶ
3.「宛名」「事業者名」を編集して保存する
編集できる主な項目は以下のとおりです。
- 宛名（個人名から法人名への変更など）
- 事業者名（屋号での発行や、特定プロジェクト用の事業者名）
保存すれば、その売上の領収書だけが個別仕様に切り替わります。
他のお客様の領収書には影響しませんので、安心してカスタマイズしてみてください。
編集すると過去発行分も書き換わる、その時の注意点
ここが大事なポイントです。
設定を変更すると、すでに発行済みの領収書の内容も自動で上書きされます。
つまり、お客様にすでに古い宛名で領収書をお渡し済みの場合、UTAGE上の領収書URLは新しい宛名に切り替わっています。
お客様が経理側でどちらの宛名のものを保管しているかだけ、メッセージで確認しておくと丁寧です。
「念のため、今のお宛名で再発行したURLをお送りしますね」と一言添えると、行き違いを防げます。
STEP3：継続課金のお客様の「宛名」を、後から変更する
定期課金商品を購入してくださっているお客様から、途中で「来月から法人名で発行してください」と言われるケースもよくあります。
継続課金の領収書設定を変更する手順
1.【ファネル】＞【売上】＞【継続課金一覧】を開く
2.該当ユーザーの 【︙】＞【領収書設定】を選ぶ
3.宛名・事業者名・送付先メールアドレスを編集して保存する
たったこれだけで、次回の決済タイミング以降、新しい宛名で領収書が発行されるようになります。
過去分の再送が必要かどうかの見極め方
継続課金の場合も、設定変更で過去発行分の領収書が上書きされます。
お客様が「来月分から変えてほしい」とおっしゃっている場合は、過去分は元のお宛名のままで問題ないかを一度確認しておくと安心です。
「過去分も差し替えますか？」と聞いてしまうほうが、後から「やっぱり全部直してほしい」と再依頼される手間を防げます。
STEP4：有料イベント参加者に、後から個別で領収書を送る
最後は、有料イベントで「あとから領収書がほしい」と言われたケースです。
当日や開催直後に問い合わせが来ても、その場で対応できます。
申込者一覧から領収書URLを発行する手順
1.【イベント】＞【申込者一覧】を開く
2.対象者の 【︙】メニュー＞【領収書】を選ぶ
3.表示された領収書URLをコピーして、お客様にお送りする
イベント参加直前に「領収書もらえます？」と聞かれても、その場でURLを発行してお渡しできます。
お客様を待たせない安心感が、そのままイベント全体の満足度につながりますよ。
当日「すぐ送ってほしい」に、慌てず対応するコツ
イベント当日にバタバタしているなかで対応するときは、スマホからUTAGE管理画面にアクセスしても同じ操作ができます。
会場でお声がけいただいたその場で、申込者一覧を開いて領収書URLをコピーし、LINEやメールでお送りする
これくらいの手軽さです。
「あとで送りますね」と言って忘れてしまうリスクも防げますので、なるべくその場で対応してしまうのがおすすめです。
FAQ
Q1. 宛名を変更したら、お客様にすでにお渡し済みの領収書も書き換わるんですか？
書き換わります。すでに発行済みの領収書URLの中身も、設定変更にあわせて自動で更新される仕様です。古い宛名のままお渡ししたお客様には、再送が必要かどうかだけメッセージで確認しておくと安心ですよ。
Q2. 継続課金の宛名を途中で変更した場合、過去分の領収書はどう扱えばいいですか？
過去分も同じく上書きされますので、お客様の経理処理上、過去分も新しい宛名にしたいかどうかを先に確認しておくのがおすすめです。「来月分から」のご希望なら過去分は触らずに、新仕様で次回から発行されますとお伝えしましょう。
Q3. イベント当日に「領収書すぐください」と言われたら、どこから操作すればいいですか？
【イベント】＞【申込者一覧】＞対象者の【︙】＞【領収書】から、領収書URLをその場で発行できます。スマホからでも同じ操作ができますので、会場でも安心して対応できます。
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